.RU

Лабораторная работа №4 Добавление вычисляемого поля

Лабораторная работа №4

Добавление вычисляемого поля


Цель работы


Получить практические навыки работы с формами в БД Microsoft Office Access 2003, научиться создавать вычисляемые поля и поля со списком.

4.1. Общие методические рекомендации


Вычисляемые поля


В приложении Access 2010 можно создавать поля таблиц, значения которых будут вычисляться. Выражения для вычисления могут содержать значения из полей той же таблицы, а также встроенные функции Access.
Примечание
В выражениях для вычисления нельзя использовать поля из других БД.
Результаты вычислений доступны только для чтения.
Выражение — это сочетание некоторых или всех из следующих компонентов: встроенных или пользовательских функций, идентификаторов, операторов и констант. Результатом вычисления каждого выражения является одно значение.
Например, следующее выражение содержит все четыре указанных компонента:
=Sum([Закупочная цена])*0.08
В этом примере Sum() — это встроенная функция, [Закупочная цена] — идентификатор, * — математический оператор, а 0.08 — константа. Это выражение можно использовать в поле в нижнем колонтитуле формы или отчета для вычисления налога с продаж для группы товаров.
Выражения могут быть значительно более сложными или, наоборот, более простыми, чем в этом примере.
При использовании выражения в качестве источника данных элемента управления создается вычисляемый элемент управления. Предположим, например, что имеется отчет, в котором отображаются товары на складе, и необходимо создать в нижнем колонтитуле итог для суммирования данных по всем строкам отчета.

^ Поля со списком


Поле со списком представляет собой текстовое поле с вложенным списком. Элемент управления такого типа позволяет выбирать предварительно определенное значение в списке или вводить пользовательское значение в текстовое поле элемента. Чтобы отобразить список, нажмите стрелку рядом с полем.
Поле со списком применяется, если нужно выполнить следующие действия:
разрешить выбор предварительно установленного значения из списка вариантов или ввод пользовательского значения;
скрыть элементы списка в форме по умолчанию;
отобразить значения, извлеченные из фиксированного списка, источника данных шаблона формы или внешнего источника данных.
Процедура добавления поля со списком несколько различается в зависимости от того, создается ли новый пустой шаблон формы или шаблон формы строится на базе данных или другом внешнем источнике данных.
^

4.2. Порядок выполнения работы


Чтобы на форму Успеваемость поместить поле, в котором по заданным оценкам вычислялся бы средний балл, нужно:

  1. Отобразить форму в режиме конструктора, нажав кнопку «Вид» на панели инструментов.

  2. Увеличить размеры окна, а также области данных, чтобы в ней помещалось новое поле. Для увеличения размеров области данных необходимо установить указатель мыши на границе между областью данных и примечанием формы, после чего перетащить границу вниз.

  3. Вызвать контекстное меню формы, выбрать «Конструктор». На появившейся панели элементов управления щелкнуть на значке ^ Поле (  ), а затем щелкнуть под полем Оценка на форме. Именно там будет размещаться новое поле Средний балл. На форме появится выделенное поле с надписью "Поле 14".



  1. Вызвать окно свойств нового поля, нажав на панели инструментов кнопку «Свойства» ( ).


  1. Во вкладке «Данные» щелкнуть в строке свойств Данные и нажать кнопку вызова построителя выражений ( ).



  1. Построить выражение для вычисления среднего балла студентов, для чего в первом списке выбрать «Функции»-«Встроенные»-«Статистические»-«AVG».

Затем выбрать в среднем списке элемент Оценка и нажать кнопку «Вставить». Для выхода из окна построителя нажать кнопку «ОК».


  1. На панели инструментов нажать кнопку «Сохранить» ( ).

  2. Перейти в режим формы и просмотреть значение расчетного поля – среднего балла студентов.

В результате получена форма, представленная на рис. 4.1.

Рис. 4.1.

Форма с вычисляемым полем


^

Вставка поля со списком


В раскрытом списке отображаются возможные значения поля. Элемент управления можно настроить так, что выбор наименования приведет к записи в нужное поле соответствующего кода (например, кода студента). Использование поля со списком рассмотрим на примере ввода кода студента в форме Успеваемость путем выбора его ФИО из таблицы Студенты. Для этого нужно:

  1. Открыть форму Успеваемость, которая имеет внешний вид В один столбец, в режиме конструктора(«Конструктор форм»).

  2. На панели элементов управления убедиться, что нажата кнопка «Мастера элементов» ( ). Затем выбрать элемент Поле со списком (  ) и щелкнуть мышью на форме Успеваемость в том месте, где он будет располагаться.

  3. В появившемся первом диалоговом окне мастера по созданию поля со списком установлен по умолчанию переключатель «Объект «поле со списком» будет использовать значения из таблицы или запроса». Он полностью подходит в данном случае, поэтому здесь достаточно нажать кнопку «Далее»



  1. Во втором диалоговом окне выбрать базовую таблицу (в других случаях это может быть и запрос), данные из которой будут представлены в списке (в нашем случае это таблица Студенты) и нажать кнопку «Далее».


  1. В третьем окне мастера выбрать нужные для образования списка поля из базовой таблицы или запроса. Выбирать их нужно в том порядке, в котором, они будут отображаться в каждой строке списка (отображаться может несколько полей). В нашем случае выбираются поля Код_студента и ФИО.


  1. Далее нужно указать порядок сортировки списка.

  2. В четвертом окне мастера можно отрегулировать ширину каждого столбца списка путем перетаскивания границ заголовков.


  1. В пятом окне мастера указать, как в дальнейшем использовать полученное значение (в нашем случае – сохранить в базе данных, при этом указать – в поле базовой таблицы Код_студента).


  1. В последнем окне мастера задать подпись, которая будет выводиться на форме рядом с полем со списком (в нашем случае Студент) и нажать кнопку «Готово».


Подобным образом можно создать поле со списком дисциплин для ввода кода дисциплины из таблицы Справочник дисциплин.
После создания полей со списком ^ Студент и Дисциплина соответствующие текстовые поля ФИО и Название_дисциплины могут быть удалены, поскольку они дублируют значения полей со списком. А поля, в которые раньше вводились значения соответствующих кодов, могут быть оставлены на форме в целях визуального контроля. Поэтому их целесообразно сделать недоступными для изменения, установив значения следующих свойств:
Доступ: Нет,
Блокировка: Да,
Цвет фона: серый.
На рис. 4.2 представлена полученная форма Смета с полями со списком.
Рис. 4.2.

Форма Успеваемость с полями со списком


^

4.5. Использование подчиненной формы


Формы, содержащие подчиненные формы, используются для просмотра данных, содержащихся в разных таблицах и связанных отношением «один-ко-многим».
Построение такой формы рассмотрим на примере решения следующей задачи: создать форму, в которой выводились бы оценки по дисциплинам выбранного студента.
Создание формы, которая содержит подчиненную, осуществляется в три этапа:

  1. Создание главной формы Успеваемость студента

    .



  2. Создание подчиненной формы Оценки по дисциплинам.

  3. Объединение подчиненной формы с главной.

Создать главную форму на базе таблицы Студенты, в которой будут выводиться только поля Код_студента

,ФИО и Шифр_группы, можно с помощью мастера.
Рассмотрим основные ее параметры:
внешний вид: в один столбец;
имя: Успеваемость студента;
размер области данных: достаточный для помещения еще одной формы.
На рис. 4.3 представлен первоначальный вид главной формы Успеваемость студента.
Рис. 4.3.

Первоначальный вид формы Успеваемость студента


Также с помощью мастера можно создать форму Оценки по дисциплинам на базе таблицы Успеваемость.
Рассмотрим основные ее параметры:
выбранные поля: представлены в табл. 4.2.
^ Таблица 4.2

Поля для формы Оценки по дисциплинам



Таблица



Поле



Успеваемость

Код_студента

Успеваемость

Код_дисциплины

Справочник дисциплин

Название_дисциплины

Успеваемость

Оценка

вид представления данных: Успеваемость;
внешний вид формы: ленточный;
требуемый стиль: стандартный;
имя формы: Оценки по дисциплинам.
На рис. 4.4 представлен первоначальный вид подчиненной формы Оценки по дисциплинам.
Рис. 4.4.

Первоначальный вид формы Работы_по_смете


В режиме конструктора поле Код_студента сделаем невидимым. Для этого нужно выделить его, вызвать окно свойств и во вкладке «Макет» задать свойству Вывод на экран значение Нет. Это поле в дальнейшем будет использоваться для связи с главной формой.
За счет того, что не выводится поле кода студента, его можно сузить и перетащить оставшиеся поля влево.
Для добавления новых оценок по выбранному в главной форме студенту удалим на подчиненной форме поля Код_дисциплины и Название_дисциплины. Вместо них в области данных создадим новое поле со списком Дисциплина, как это было рассмотрено в предыдущем пункте.
Для вычисления среднего балла нужно:

  1. Увеличить по высоте область примечаний формы Оценки по дисциплинам, перетащив вниз ее границу.

  2. Под полем Оценка в области примечаний добавить новое поле и его надпись перетащить влево.

  3. В надписи нового поля ввести название Средний балл.

  4. Выделить добавленное поле, вызвать окно свойств и в свойстве ^ Данные во вкладке «Данные» с помощью построителя вставить функцию Avg (в списках выбрать цепочку элементов Функции – Встроенные функции – Статистические – Avg). А затем в качестве ее аргумента из формы Оценки по дисциплинам вставить поле Оценка.

Поскольку форма ^ Оценки по дисциплинам будет использоваться как подчиненная, то на ней можно убрать кнопки перехода по записям. Для этого нужно выделить всю форму в конструкторе и в окне свойств во вкладке «Макет» свойству Кнопки перехода установить значение Нет.
На рис. 4.5 и 4.6 представлен соответственно измененный вид формы Оценки по дисциплинам в режимах конструктора и формы .
Рис. 4.5.

Форма Оценки по дисциплинам в режиме конструктора


Рис. 4.6.

Форма Оценки по дисциплинам в режиме формы


Для объединения подчиненной формы с главной нужно:

  1. Открыть главную форму Успеваемость студента в режиме конструктора.

  2. На панели элементов нажать кнопку «Подчиненная форма» (  ) и нарисовать прямоугольник на главной форме в том месте, где будет располагаться подчиненная форма. Далее включается в работу мастер подчиненных форм.

  3. В первом окне мастера указать имя подчиненной формы, включив переключатель ^ Имеющиеся формы и выбрав в списке элемент Оценки по дисциплинам.



  1. Во втором окне мастера указать поля связей между формами, включив переключатель ^ Самостоятельное определение и установив в обоих полях со списком Поля формы или отчета и Поля подчиненной формы или отчета поле Код_студента.



  1. В последнем окне мастера согласиться с именем подчиненной формы ^ Оценки по дисциплинам и нажать кнопку «Готово».

При открытии формы Успеваемость студента

в режиме формы можно просмотреть, какие оценки по дисциплинам получил первый студент. Для перехода к другому студенту можно воспользоваться кнопками перехода на главной форме.
Чтобы выбрать успеваемость по какому-либо конкретному студенту, более удобно пользоваться не этими кнопками, а полем со списком ФИО студента, которое заменит два поля Код_студента и ФИО.
Для построения поля со списком ФИО студента нужно:

  1. Нажать кнопку «Поле со списком» на панели элементов, а затем щелкнуть мышью правее поля Код_студента на форме Успеваемость студента.

  2. В появившемся первом окне мастера выбрать переключатель Поиск записи в форме на основе значения, которое содержит поле со списком.

  3. Во втором окне мастера выбрать два поля Код_студента и ФИО.

  4. В третьем окне нажать кнопку «Далее», а в последнем – ввести имя ФИО студента.

После построения поля со списком ФИО студента удалить из формы поля Код_студента и ФИО. Затем расположить удобным образом поле со списком ФИО студента, сохранить форму и просмотреть информацию по разным заказчикам, перейдя в режим формы.
На рис. 4.7 представлена форма ФИО студента, которая содержит подчиненную форму Оценки по дисциплинам.
Рис. 4.7.

Форма Успеваемость студента с подчиненной формой



^

4.3. Отчет о выполнении лабораторной работы


Отчет о выполнении лабораторной работы должен содержать титульный лист, цель работы, ход выполнения работы со скриншотами промежуточных результатов, выводы о результатах полученных при выполнении лабораторной работы. Также необходимо предварительно продемонстрировать электронный вариант созданной БД, оформить отчет и защитить его.
^

4.4. Контрольные вопросы


  1. Что такое «вычисляемое поле»?

  2. Что такое «выражение»?

  3. Для чего используют выражения?

  4. Что такое поле со списком?

  5. Что такое форма?

  6. Что такое дочерняя форма?


^

4.5. Рекомендуемая литература


1. Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных. 6-е изд.
— К.: Диалектика, 1998. — 784 с.: ил.
2. Пасічник В.В., Резніченко В.А. Організація баз даних та знань. – К.: Видавнича група BHV, 2006.- 384 c.
3. Саймон А.Р. Стратегические технологии баз даннях: менеджмент на 2000 год. — М.: Финансы и статистика, 1999. – 479 с.
4. Маклаков С. В. Создание информационных систем с AllFusion Modeling Suite. – М.: Диалог-МИФИ, 2003. – 432 с.
5.Томас Конноли. Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика, 2-е изд.: Пер. с англ.: Уч. пос. – М.: Издательский дом "Вильямс", 2000. – 1120 с.
6. Третяк В.Ф. Голубничий Д.Ю. Рубан І.В. та ін.. Системи управління базами даних. Харків: ХВУ, 2003. – 372 с.
7. ДСТУ 2874-94. Бази даних. Терміни та визначення. — Київ: Держстандарт України, 1995. — 32 с.


2010-07-19 18:44 Читать похожую статью
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • Контрольная работа
  • © Помощь студентам
    Образовательные документы для студентов.